No hagas Kanban. Kanbaniza lo que haces

En estos días, hemos podido con Jerónimo Palacios hacer la Kanban Week de cara a profundizar en los conocimientos sobre lo que es Kanban. en mi opinión, una de las mejores lecciones fue la relacionada con el concepto de “Kanbanizar un Sistema”.

Según mi experiencia, los equipos tienen gran confusión con lo que significa Kanban. Los equipos con los que voy trabajando me dicen, en muchos casos, que “Con Scrum hicimos el proyecto y con Kanban, el mantenimiento”. La sensación, al estar con estos equipos, es que Kanban es un sistema de incidencias. Una vez han entrado en fecha sufriendo lo indecible y rebajando la calidad para poder cumplir con el famoso triángulo de la muerte (alcance-coste-tiempo), llega el momento de estar en producción. Dado que nuestra calidad ha sufrido, tenemos que atender incidencias de los usuarios que, además, van a ser urgentes casi siempre. Estos equipos entendían que había que pasar de Scrum a Kanban porque con Scrum las subidas son cada Sprint (esto no es correcto) y por tanto, necesitaban un método de trabajo que les permitiera compaginar las peticiones que se estaban disparando con la capacidad de entregar rápido.

Entender Kanban como un sistema de incidencias es un error típico. La sensación que me queda es la de que “con Kanban todo entra”. El hecho de pararnos a hacer una planificación o a trabajar de una manera ordenada nos la podemos saltar con Kanban y así llegar a la demanda.

Aunque podemos entrar en un debate sobre por qué nos saltamos la calidad y cómo seguir usando Scrum con Sprints más cortos, centrémonos en el concepto “Kanbanizar” que hemos comentado antes.

Una vez pasada la tormenta  que supone una subida de este estilo, algunos equipos tienden a querer mejorar su capacidad de entrega y piden ayuda para “hacer Kanban”. El concepto “hacen Kanban” es una manera de “utilizar este método para mejorar”. Kanban es un método, aunque no prescribe unos pasos, solo prescribe unas prácticas que se deben hacer (que, de hecho, son abiertas en cierto sentido).

Si leemos el “blue book” de David Andersson, él explica que “Kanban es fácil de implantar” porque no altera roles y parte del estado actual. Esta es la clave del concepto “Kanbanizar”: No se trata de sustituir lo que hacemos por el método Kanban. La idea es sacar a la luz lo que hacemos, desde ahí, poder mejorar.

Entendamos que en nuestras organizaciones hay muchos Sistemas. Un sistema es un proceso en el que entra una demanda de cosas, se ejecuta un proceso y se da una respuesta. El método Kanban nace para definir, gestionar y mejorar sistemas que tenemos en las organizaciones. Estos Sistemas podemos kanbanizarlos aplicando las diferentes prácticas. Hablamos un poquito de ellas.

Las practicas de un sistema Kanban
Prácticas Kanban según Lean Kanban University

Visualizar

Esta práctica se refiere a que podamos ver todo nuestro sistema: los pasos que hay que dar, las personas que pueden intervenir, las políticas de trabajo, etc. La idea es poder tener visible y de manera transparente nuestro sistema. Si por ejemplo, hay un paso que hacemos pero no lo reflejamos, difícilmente podremos mejorar el sistema.

Limitar el trabajo en progreso

Esta práctica es quizás la más compleja de entender y la más difícil de implantar. El limitar la cantidad de trabajo que tenemos “en vuelo” favorece la capacidad de entregar antes, lo que nos permite muchas mejoras: conocer antes a nuestro cliente, dar un mejor servicio, no retrabajar tanto, no tirar trabajo debido a las esperas etc.

Limitar el WIP significa no aceptar más trabajo del que podemos hacer, es un concepto difícil. Muchos equipos apuestan por aplicar Protokanban como un paso intermedio antes de hacer Kanban. Este método nos permite mejorar nuestro Sistema sin aplicar todavía límites WIP, de manera que no forzamos una práctica que, en momentos iniciales, será difícil de implantar.

Gestionar el flujo

En un sistema Kanban tendemos a maximizar nuestra capacidad de entregar. Gestionar el flujo de manera activa es tomar decisiones que nos puedan ayudar a conseguirlo: resolver cuellos de botella, limitar la capacidad de entrada, desbloquear items etc.

Hacer explícita las políticas

En los sistemas siempre hay reglas que ayudan a entender cómo funcionan. Estas reglas muchas veces no se explicitan. A veces, esto provoca entendimientos diferentes sobre cómo actuar y nos  acaba llevando a problemas en la capacidad de entregar. Explicar las políticas nos aporta una conversación sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos.

Implementar circuitos de retroalimentación

Dado que queremos un cambio evolutivo, necesitamos espacio para analizar nuestro sistema en la búsqueda de mejoras. En Kanban se definen siete opciones para estas reuniones, no obstante, tratamos de utilizar las existentes en primer lugar, sin imponer nuevas reuniones. A la hora de mejorar nuestro sistema, estudiaremos nuevos circuitos que queramos incluír.

Mejorar experiencialmente

Kanban, al igual que Scrum, se basan en el método científico: pruebo, aprendo y cambio. Al aplicar el método Kanban en entornos cambiantes la mejora siempre es contínua, no podemos alcanzar la perfección.

De cara a poder introducir Kanban en una organización, existe una dinámica llamada STATIK que nos puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, su base es la misma, kanbazaniza tu sistema actual en base a los datos que tienes hoy, después, mejora.

 

Y tú, ¿para qué utilizas Kanban en tu organización?

 

No hagas Kanban. Kanbaniza lo que haces
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